A medida que uno va avanzando en su carrera profesional como auditor (uno va teniendo ya sus trienios), se va dando cuenta de la relevancia que tiene una buena comunicación para terminar de cerrar todo el ciclo de control de la gestión publica.
Y es que desarrollar una buena estrategia comunicativa se vuelve tan crucial como la propia ejecución del trabajo técnico que se despliega en toda actuación de control. La habilidad para transmitir efectivamente los objetivos de la auditoría, así como las conclusiones y recomendaciones, es esencial para lograr un impacto real en la mejora de lo público.
La comunicación clara y persuasiva no solo facilita la comprensión de los hallazgos, sino que también fomenta la aceptación y adopción de las medidas correctoras necesarias para solventar las debilidades detectadas. La combinación de habilidades técnicas y comunicativas es clave para llevar a la auditoria a otro nivel.
Hoy mas que nunca los auditores debemos desarrollar habilidades concretas que les permitan interactuar con el personal de la entidad auditada de forma efectiva. Fomentar un entorno de comunicación abierto y transparente, donde tanto el auditor como el auditado puedan expresar sus opiniones, problemas, inquietudes o aportar información relevante que pueda facilitar todo el proceso de retroalimentación es fundamental. Por ello, cuando surgen dificultades/interferencias en esta interacción, es necesario identificar lo antes posible los problemas existentes para facilitar así todo el proceso de toma de decisiones que implica la implementación de medidas de mejora en la gestión pública.
En cada fase de la auditoría, desde la planificación hasta el seguimiento posterior, es preciso adoptar buenas prácticas de comunicación. Establecer una comunicación regular, presentar hallazgos de manera objetiva y buscar la retroalimentación de los auditados son pasos clave para fortalecer todas estas relaciones e interacciones.
LA INTERACCIÓN CON LA ENTIDAD AUDITADA
La efectividad en la interacción con el auditado a la postre significará el éxito del control efectuado. Para lograr esto, es esencial desarrollar una estrategia de comunicación efectiva con la entidad auditada, esto implica establecer canales abiertos de comunicación, fomentando un ambiente transparente y abierto que invite al diálogo. No solo se trata de transmitir información, sino también de alentar a los auditados a expresar sus inquietudes y brindar retroalimentación de manera abierta y continua. En cuanto a los posibles aspectos esenciales a la hora de desarrollar una estrategia de comunicacion podemos resaltar: determinación de los objetivos y enfoque de la comunicación, de los canales de comunicación a emplear (prioridad/efectividad), la frecuencia o la evaluación periódica de la propia estrategia.
La escucha activa con el auditado implica prestar total atención a lo que dice, tratando de entender y/o comprender sus perspectivas, justificaciones y/o limitaciones en un entorno cada vez más complejo y dinámico. Es un proceso que debe tener como objetivo escuchar de manera cuidadosa y comprometida para asegurar una comunicación efectiva y comprensión mutua durante toda la auditoría y su posterior seguimiento.
LA ESTRATEGIA – “THE KEY FACTOR”
En el proceso de mejora continua de la eficiencia y efectividad del equipo de auditoría, se llevan a cabo diversas acciones estratégicas.
- En el ámbito interno del auditor:
Primero, se deben revisar los protocolos de comunicación interna, evaluando cómo se disemina la información dentro del equipo. Este proceso de revisión/análisis tiene como objetivo asegurar que las prácticas de comunicación estén alineadas con los estándares internacionales y con la estrategia global de auditoría, garantizando una transmisión efectiva de la información.
En cuanto a la capacitación y desarrollo, se deben poner en marcha programas de formación continuos para auditores, identificando oportunidades para mejorar habilidades interpersonales y de comunicación. El propósito es fortalecer las capacidades del equipo, asegurando una interacción más efectiva con los auditados.
En lo que se refiere a la propia revisión de los procesos de documentación (papeles de trabajo, informes preliminares, los propios informes de auditoría etc.) el foco se debe poner en cómo se registran los procedimientos y descubrimientos de la auditoría. Se busca asegurar que la documentación sea clara, concisa y fácil de entender, facilitando la comprensión y el seguimiento de los hallazgos y recomendaciones.
- En el ámbito externo: auditor – auditado:
El equipo de auditoria se debe esforzar constantemente en hacer las cosas cada vez mejor, de ahí la importancia de establecer un enfoque colaborativo para fortalecer la colaboración entre el equipo y los auditados.
Para ello, debemos garantizar que la estrategia de comunicación previamente definida se ha implementado y permite ir obteniendo información relevante a lo largo del ciclo de trabajo que engloba la auditoría. El objetivo no es otro que ayudarnos a identificar áreas de mejora y a ajustar nuestros procedimientos y procesos de manera continua y oportuna. Este enfoque proactivo permite identificar y abordar problemas en el momento preciso, mejorando constantemente los procesos de auditoría.
La otra parte, la entidad auditada, es imprescindible en todo esto. En el contexto de una auditoría, el refuerzo positivo puede ser una herramienta eficaz para motivar al auditado y reconocer la importancia de su contribución al proceso. Al destacar y elogiar las prácticas positivas durante el proceso de auditoría, se fomenta esta relación bilateral. Este reconocimiento no solo se debe limitar a los resultados finales, sino que también puede abarcar esfuerzos proactivos, iniciativa, transparencia o la determinación en colaborar durante todo el proceso.
Finalmente, la construcción continua de relaciones va más allá de los trabajos de auditoría entendidos de forma individual. Se busca mantener relaciones sólidas y cultivar una reputación positiva para el equipo de auditoría dentro de la organización, promoviendo la confianza y la colaboración a largo plazo. Así mismo, en un marco temporal posterior a los propios trabajos de auditoría, se debe realizar un diagnóstico de relaciones con los auditados para obtener retroalimentación sobre la calidad percibida de la relación (generalmente esto se lleva a cabo a través de encuestas y entrevistas que proporcionan información valiosa para identificar áreas de mejora).
LA COMUNICACIÓN EN LAS ETAPAS DE LA AUDITORIA
Desde la planificación previa hasta el seguimiento posterior, el establecimiento de buenas prácticas de comunicación es esencial para lograr una colaboración efectiva con los auditados.
Planificación Previa a la Auditoría:
En la fase de planificación previa a la auditoría, es imperativo definir claramente el alcance y los objetivos de la auditoría. Esto establece las bases para una comprensión optima de los trabajos que se prevén realizar y, además, proporciona dirección al equipo de auditoría. En paralelo, se deben ir planificando reuniones iniciales con la entidad a auditar que, aparte de ir dando pie a conocer mas en profundidad a la entidad auditada, posibilitan el nacimiento de una relación sólida y de confianza con la misma. Estos encuentros iniciales no solo sirven como plataforma para construir una conexión interpersonal, sino que también sientan las bases para una cooperación efectiva a lo largo de todo el proceso de auditoría.
Ejecución – trabajo de campo:
Garantizar una comunicación continua durante la ejecución del proceso de auditoría debe permitir resolver de manera puntual posibles problemas, previniendo así situaciones conflictivas que pueden surgir por malentendidos, falta de colaboración o falta de claridad. Un flujo constante de información actúa como un mecanismo preventivo, permitiendo abordar cualquier desafío de manera oportuna antes de que se convierta en un problema mayor.
Informe:
En la etapa del informe, la comunicación debe ser objetiva y constructiva al presentar los hallazgos. Solicitar comentarios sobre informes preliminares antes de finalizarlos permite a los auditados compartir sus perspectivas y aclarar cualquier concepto, interpretación etc. Esta práctica no solo enriquece el contenido del informe, sino que también fortalece la relación entre ambas partes, posibilitando un mejor control y supervisión en la siguiente fase a la ejecución e informe de la auditoria desarrollada, el seguimiento de medidas correctoras.
Seguimiento Posterior a la Auditoría:
La fase de seguimiento de medidas correctoras en una auditoría pública persigue la evaluación continua sobre la efectividad de las acciones tomadas para abordar las deficiencias identificadas durante la auditoría. Esta fase se lleva a cabo después de que se hayan implementado las medidas correctoras recomendadas en el informe de auditoría. En esta etapa, la comunicación efectiva desempeña un papel integral en la fase de seguimiento de medidas correctoras, ya que va más allá de simplemente intercambiar información. La implementación exitosa de mejoras y el fortalecimiento de las relaciones entre todas las partes involucradas en el proceso de auditoría dependen en gran medida de un flujo de comunicación adecuado y efectivo.
En conclusión, la importancia de la comunicación, así como de las relaciones interpersonales en la auditoría pública es fundamental para alcanzar los objetivos perseguidos. Una buena comunicación, tanto interna entre los miembros del equipo de auditoría como externa con la entidad auditada, es clave en cada una de las etapas del proceso de auditoría. La implementación de una estrategia integral, que incluya revisiones internas, capacitación continua y que destaque la importancia de una colaboración proactiva entre partes, garantiza una comunicación efectiva y fortalece la confianza, promoviendo un ciclo constante de mejora en la ejecución de auditorías en el ámbito público.
Reflexiones de un interventor 
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